ATTC: hoe verder zonder penningmeester?

Dat lijkt een ondenkbaar scenario maar kan dichterbij zijn dan iedereen denkt…. Waarom dan hoor ik jullie denken? Nou 2023 is het laatste jaar van Vincent als penningmeester en daarna verlaat hij het nu toch al onderbezette bestuur van ATTC.

ATTC zoekt dus een nieuwe penningmeester. Momenteel vallen vier belangrijke deelgebieden onder de taken van de penningmeester (in willekeurige volgorde):

  1. Contributie-inning
  2. Huurplanning
  3. Boekhouding
  4. Lid van het bestuur (en alles wat daarbij komt kijken)

Al deze taken zitten nu verenigd bij de penningmeester, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Wel is de penningmeetster (zie nr. 4) eindverantwoordelijke voor al deze zaken, zoals hij nu bijvoorbeeld ook eindverantwoordelijke is voor de zaalcommissie.

Hieronder zal ik per punt kort aangeven wat de taken zijn (incl. geschatte tijdsbesteding):

Contributie-inning

Samen met onze ledenadministratie (Lily) die de invoer verzorgt ben jij verantwoordelijk voor de facturatie aan onze leden. Dat is voor seniorleden een keer per jaar (voorjaar), jeugdleden twee keer per jaar (voor- en najaar) en medio november voor mensen die na de najaars facturatieronde nog lid worden. Verder verzorg je samen met de boekhouding voor de herinneringen en aanmaningen.

Op de planning staat dit jaar een overgang naar nieuwe software waarbij er vanaf 2023 samen in één pakket zal worden gewerkt (dus geen dubbele invoer meer).

Tijdsbesteding: 3 tot 4 uur per facturatieronde (2x per jaar) + 1 uur per maand

Huurplanning

De huurplanning omvat de externe communicatie met de verhuurder (Gemeente) en verder de interne communicatie met alle betrokkenen (bestuur, trainers, commissies).

Een keer per jaar (mei/juni) maak je een huurplanning voor het volgende seizoen in overleg met de diverse betrokkenen. Verder zorg je voor tussentijdse mutaties, hou je de agenda op de website bij en onderhoud je contact met de zaalcommissie i.v.m. de zaaldiensten en zaalopening.

Tijdsbesteding: 4 tot 6 uur voor de jaarplanning (in mei), 1 tot 2 uur per maand voor mutaties.

Boekhouding

De boekhouding verzorgt de financiële registratie van de contributie-inning, de declaraties en inkopen in het boekhoudpakket. Je zet de betalingen en (eventuele) incasso’s klaar en voert de kasadministratie (club en thuis). Je verzorgt de (incidentele) facturatie aan sponsoren en andere partijen.

Je verzorgt tussentijdse overzichten en aansluitingen en bereid één keer per jaar het financieel jaarverslag voor.

Tijdsbesteding: gemiddeld 1 tot 2 uur per twee weken

Lid van het bestuur

Als bestuurslid ben jij eindverantwoordelijke voor de zaalcommissie en de taken genoemd bij punten 1 t/m 3. Als eindverantwoordelijke stel je het financieel jaarverslag op, verzorg je de begroting en leg je verantwoording af aan de kascommissie en ALV.

Verder beheer je de verzekeringen, voer je het contractbeheer en vraag je eventuele subsidies aan.

Je maakt onderdeel uit van het dagelijks bestuur (voor praktische zaken) en samen met het volledig bestuur maak jij beleid en voer je dit uit.

Tijdsbesteding: gemiddeld 1 tot 2 uur per week.

Heb jij interesse in één of meer van deze taken, meld je dan bij een van de bestuursleden of stuur een mail naar penningmeester@attc-tafeltennis.nl

Tot slot

Zoals gezegd stopt Vincent eind 2023 met zijn werkzaamheden als penningmeester. Het jaar 2022 wordt vooral gebruikt voor het vinden van een nieuw boekhoud- en ledenadministratie pakket waarin samengewerkt kan worden. De eerste verkenningen zijn reeds geweest, maar een keuze moet nog gemaakt worden en daar kan jij als je snel bent ook nog een rol in spelen!

Vervolgens staat 2023 voor Vincent vooral in het teken van het overdragen, begeleiden en inwerken van opvolgers die een of meerdere taken willen overnemen.

Wil jij ATTC helpen bij het verzorgen van deze taken en zorg je er daarmee voor dat de titel van dit stuk een onbeantwoorde vraag blijft?

Reageren is niet mogelijk